Przewodnik po bezpiecznym tłumaczeniu

Dlaczego dokumenty techniczne wymagają dodatkowej ochrony?

Dla każdego, kto zajmuje się Dokumentacją Techniczną, pliki to nie tylko słowa i obrazy. To plan projektu i funkcji produktu.

Instrukcja montażu pieca C.O., schemat okablowania maszyn przemysłowych czy przewodnik bezpieczeństwa dla części samochodowych – wszystko to stanowi skumulowaną własność intelektualną naszej firmy i jej przewagę konkurencyjną.

Ich tłumaczenie jest niezbędne do eksportu, ale jeśli wyciekną, konkurenci nie zobaczą tylko instrukcji. Zobaczą, jak działa Twój produkt.

Dlatego bezpieczeństwo tłumaczenia jest tak samo ważne jak jego dokładność.

Źródła zagrożeń bezpieczeństwa

W nieustannym dążeniu do automatyzacji łatwo jest wybrać szybkość zamiast bezpieczeństwa. Oto, gdzie zazwyczaj popełniane są błędy:

• Publiczne narzędzia AI: Wklejanie tekstu ze schematu do darmowego, publicznego narzędzia, takiego jak Tłumacz Google czy ChatGPT, może nieumyślnie zapisać te dane na publicznych serwerach. Te warunki stają się teraz częścią zbioru danych, nad którym nie mamy kontroli.
• Niezabezpieczony transfer plików: Wysyłanie plików CAD lub IDML w ich natywnym formacie jako załączników tworzy niezabezpieczone kopie krążące między skrzynkami odbiorczymi, zwiększając ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
• Niepożądane szkolenie AI: Niektórzy dostawcy usług tłumaczeniowych wykorzystują dane klientów do trenowania swoich modeli AI. Oznacza to, że Twoja zastrzeżona terminologia i diagramy mogą pośrednio ulepszyć silnik tłumaczeniowy używany przez Twoich konkurentów.
• Utrata formatowania: Konwersja złożonych plików do prostych formatów na potrzeby tłumaczenia usuwa warstwy szczegółów i metadanych, naruszając strukturę, którą tak ciężko utrzymywaliśmy.

Wygoda szybkiego, darmowego narzędzia nigdy nie jest warta ryzyka ujawnienia własności intelektualnej zawartej w Twoich dokumentach technicznych.

Najlepsze praktyki w zakresie zabezpieczania dokumentów technicznych

Traktuj proces tłumaczenia tak, jak każdą inną bezpieczną operację. Oto Twoja lista kontrolna:

1. Nalegaj na bezpieczną platformę klasy korporacyjnej

To Twoja pierwsza i najważniejsza linia obrony. Twój dostawca usług tłumaczeniowych powinien oferować:

• Kompleksowe szyfrowanie wszystkich danych.
• Gwarancję, że Twoje dane nigdy nie zostaną wykorzystane do szkolenia modeli AI stron trzecich.
• Certyfikaty i partnerstwa (takie jak partnerstwo TextUnited z IBM), które potwierdzają, że ich polityka bezpieczeństwa jest audytowana i walidowana.

2. Tłumacz w swoich natywnych formatach plików

Spędziłeś godziny, aby ten diagram był idealny. Nie psuj tego teraz.

• Współpracuj z dostawcami, którzy mogą przetwarzać pliki CAD, XML lub IDML bezpośrednio, eliminując ryzykowne i destrukcyjne konwersje formatów.
• Używaj znaków wodnych w udostępnianych wersjach roboczych, aby śledzić dostęp i zapobiegać niewłaściwemu użyciu.

3. Zachowaj ludzki nadzór nad krytycznymi treściami

AI jest potężnym narzędziem zapewniającym spójność i szybkość, ale brakuje jej naszej specjalistycznej wiedzy.

• Zawsze miej eksperta-recenzenta do krytycznych dokumentów. W TextUnited może to być Twój doświadczony kolega z działu TechDoc lub ktoś z naszej sieci profesjonalnych tłumaczy.
• Ten model z udziałem człowieka w pętli jest niezbędny do weryfikacji dokładności i zapewnienia, że nic nie zostanie utracone w automatyzacji.

4. Wprowadź ścisłą kontrolę dostępu

Kontrolujesz, kto widzi dokumenty wewnętrznie; rozszerz tę kontrolę na tłumaczy.

• Uprawnienia oparte na rolach zapewniają, że tylko przypisani lingwiści i recenzenci mogą uzyskać dostęp do konkretnych projektów.
• Jest to kluczowe dla dużych projektów, w które może być zaangażowanych wielu dostawców.

Budowanie zaufania poprzez bezpieczeństwo

Dla zespołów TechDoc bezpieczeństwo to nie tylko IT. To kwestia zaufania:

• Zaufania ze strony zespołów inżynierskich, że chronisz ich projekty.
• Zaufania ze strony działu zgodności, że chronisz dane podlegające regulacjom.
• Zaufania ze strony użytkowników końcowych, że przetłumaczona instrukcja, którą otrzymują, jest tak dokładna i bezpieczna jak oryginał.

Producent tłumaczący instrukcje instalacji pieców C.O. na pięć języków użył bezpiecznej platformy. AI przyspieszyła pierwszy projekt, wykorzystując zatwierdzoną bazę terminologiczną, podczas gdy ludzcy eksperci zweryfikowali wszystkie krytyczne instrukcje bezpieczeństwa. Rezultat: o 50% szybszy czas realizacji przy zerowym ujawnieniu IP i doskonałej spójności formatowania.

Praktyczna lista kontrolna dla zespołów TechDoc

Zanim wyślesz kolejny dokument do tłumaczenia, przejrzyj tę listę:

✔ Unikaj publicznych narzędzi MT. Kropka.
✔ Zweryfikuj swojego dostawcę. Potwierdź, że używają prywatnych, szyfrowanych silników AI i mają ścisłą politykę nieponownego wykorzystywania danych.
✔ Zachowaj natywne formaty. Tłumacz bezpośrednio w oryginalnym formacie (CAD, XML, IDML), aby uniknąć uszkodzonych układów.
✔ Zablokuj dostęp. Używaj uprawnień specyficznych dla projektu i monitoruj, kto przegląda Twoje pliki.
✔ Korzystaj z recenzji eksperckiej. Nigdy w pełni nie automatyzuj przeglądu treści dotyczących bezpieczeństwa, zgodności lub wysoce technicznych.

Podsumowanie: Najpierw bezpieczeństwo, potem szybkość

Dokumenty techniczne zawierają wiedzę, która sprawia, że produkty są bezpieczne, funkcjonalne i konkurencyjne. W miarę jak tłumaczenia stają się coraz bardziej zautomatyzowane, ochrona tych dokumentów nie jest opcjonalna. Jest częścią Twojej odpowiedzialności.

Automatyzacja działa tylko wtedy, gdy jest bezpieczna. Pozwól AI zająć się powtarzalnymi, ciężkimi zadaniami, abyś Ty i Twoi eksperci-recenzenci mogli skupić się na tym, co najważniejsze: zapewnieniu dokładności, bezpieczeństwa i ochronie własności intelektualnej, która definiuje nasze produkty.

Jak TextUnited i IBM pomagają zespołom TechDoc

W TextUnited bezpieczeństwo jest wbudowane w każdy krok. Zbudowaliśmy naszą platformę z myślą o Twoich specyficznych potrzebach, ponieważ mówimy Twoim językiem.

• Bezpieczeństwo klasy korporacyjnej hostowane w IBM Cloud: Działamy na zaufanej, bezpiecznej infrastrukturze IBM, spełniając najwyższe standardy ochrony danych i poufności.
• Bezpieczna AI z Watsonx: Możesz używać modeli AI IBM Watsonx – prywatnych, korporacyjnych modeli LLM, które zapewniają, że Twoje dane nigdy nie trafią na publiczne serwery.
• Niezachwiana suwerenność danych: Twoje pliki i tłumaczenia należą tylko do Ciebie. Nigdy nie używamy Twoich dokumentów technicznych ani terminologii do szkolenia modeli AI, kropka.
• Zintegrowana wiedza ludzka: Nasza platforma łączy szybkość napędzaną przez AI z globalną siecią specjalistycznych tłumaczy technicznych, dając Ci kontrolę nad całym przepływem pracy. Jeśli jednak wolisz, możesz przeglądać tłumaczenia AI wewnętrznie.

Dla specjalistów TechDoc oznacza to, że możesz przyspieszyć globalne wprowadzanie produktów na rynek, nigdy nie idąc na kompromis w kwestii bezpieczeństwa swojego najcenniejszego zasobu: Twojej wiedzy.