Czym jest zarządzanie terminologią?

Czym jest zarządzanie terminologią

Zarządzanie terminologią to dyscyplina polegająca na definiowaniu, organizowaniu, zatwierdzaniu i konsekwentnym stosowaniu specjalistycznych terminów we wszystkich treściach tworzonych przez organizację. Brzmi to prosto: „upewnić się, że wszyscy używają tych samych słów”; ale w rzeczywistości, terminologia staje się jednym z najpotężniejszych dźwigni, które wpływają na jakość tłumaczenia, przejrzystość produktu, spójność dokumentacji i zaufanie klientów.

Każda globalna firma w końcu uświadamia sobie tę samą bolesną prawdę: początkowo chaos terminologiczny nie wygląda chaotycznie. Zaczyna się od tego, że kilka osób używa nieco innych słów na to samo. Zespół produktowy mówi „złącze”, prezentacja handlowa mówi „adapter”, UX mówi „wtyczka”, a tłumacz, zmagający się z tymi niespójnymi sygnałami, po cichu zgaduje, które z nich ma największy sens. Pomnóż to przez setki stron, dziesiątki języków i wiele zespołów, a wynik będzie przewidywalny: zamieszanie, poprawki, błędy i spowolnienia.

Skuteczne zarządzanie terminologią rozwiązuje ten problem, dostarczając każdemu twórcy (pisarzom, inżynierom, projektantom, marketingowcom, tłumaczom) jedno, autorytatywne źródło prawdy. Słownik. Wspólne słownictwo. Sposób na mówienie jednym głosem.

A w nowoczesnym systemie zarządzania tłumaczeniami, takim jak TextUnited, terminologia to nie tylko odniesienie. Jest ona automatycznie egzekwowana podczas tłumaczenia, jasno udokumentowana i walidowana za pomocą kontroli wspieranych przez sztuczną inteligencję, aby Twoje treści były wszędzie spójne.

Zalety zarządzania terminologią

Terminologia jest niewidoczna, gdy działa, i boleśnie widoczna, gdy nie działa. Użytkownicy odczuwają to natychmiast. Kiedy ten sam przycisk jest nazywany inaczej na różnych ekranach lub kiedy instrukcja obsługi produktu jest sprzeczna z broszurą marketingową, zaufanie się zmniejsza.

Klient może nieświadomie nie dostrzec niespójności, ale czuje, że coś jest nie tak, zwłaszcza w dziedzinach takich jak produkcja, sprzęt, SaaS czy branże regulowane.

Spójność przynosi trzy główne korzyści:

• Poprawa jakości. Tłumacze nie muszą już zgadywać znaczenia, kontekstu ani zatwierdzonego terminu. Postępują zgodnie z ustaloną, zweryfikowaną terminologią, co zmniejsza liczbę błędów i cykle recenzji.
• Poprawa szybkości. Kiedy tłumacze nie muszą się zatrzymywać i sprawdzać znaczenia, tłumaczenie przebiega znacznie szybciej. Znika tarcie w przepływie pracy.
• Redukcja kosztów. Spójność eliminuje poprawki, korekty i powielanie wysiłku; problemy, które zazwyczaj zwiększają koszty tłumaczenia.

Terminologia wpływa również na tożsamość marki, przejrzystość UX, a nawet zgodność z przepisami. W branżach takich jak medyczno-technologiczna czy prawnicza, użycie nieprawidłowego terminu może prowadzić do dezinformacji lub ryzyka regulacyjnego. Dlatego lokalizacja przedsiębiorstwa zawsze zaczyna się od terminologii, a nie od tłumaczenia.

Podstawowe elementy zarządzania terminologią

W swej istocie zarządzanie terminologią to coś więcej niż tworzenie listy terminów. To ustrukturyzowany system z relacjami, zasadami i metadanymi.

Wpisy oparte na koncepcjach skupiają się najpierw na znaczeniu. Na przykład „złącze” to koncepcja; „złącze”, „wtyczka” i „adapter” mogą być synonimami. Zapobiega to nieporozumieniom, ponieważ każdy język otrzymuje prawidłowy termin, który odpowiada dokładnie tej koncepcji.

Preferowane terminy to oficjalne słowa, których chcesz, aby używali autorzy i tłumacze.

Zakazane terminy to terminy, które chcesz wyeliminować – często przestarzałe, dwuznaczne lub szkodliwe dla marki.

Metadane wzmacniają przejrzystość: część mowy, definicja, przykład użycia, dziedzina, odbiorcy, linia produktów i notatki dla tłumaczy.

Profesjonalnie zarządzane glosariusze często zawierają warstwy specyficzne dla domeny – terminologia produktu, terminologia UX, terminologia prawna i terminologia marketingowa. Każda warstwa służy innemu zespołowi, ale integruje się w jeden ujednolicony system.

Jak zarządzanie terminologią działa w systemie TMS

Bez systemu TMS zespoły często zarządzają terminologią w arkuszach kalkulacyjnych lub rozproszonych dokumentach. Działa to przez krótki czas, dopóki nie stanie się niemożliwe do zarządzania.

W ramach platformy takiej jak TextUnited, terminologia staje się dynamiczna, egzekwowana i bezpośrednio osadzona w procesie tłumaczenia.

Ekstrakcja terminologii identyfikuje powtarzające się terminy specyficzne dla domeny z istniejących treści.

Walidacja przez człowieka zapewnia, że lingwiści, eksperci merytoryczni i właściciele treści zatwierdzają lub poprawiają wyodrębnione terminy.

Egzekwowanie w czasie rzeczywistym wyświetla zatwierdzoną terminologię tłumaczom w edytorze, podświetla terminy zabronione i ostrzega o niewłaściwym użyciu terminu.

Zintegrowane podejście TextUnited aktywnie powiadamia tłumaczy, kiedy należy użyć preferowanego terminu i automatycznie sygnalizuje niespójności. Osoby sprawdzające również uzyskują jasny obraz błędów związanych z terminologią.

Poniżej znajduje się uproszczone porównanie:

Dzięki systemowi TMS terminologia przestaje być statycznym plikiem i staje się żywą częścią Twoich operacji związanych z treścią.

Przepływ pracy dla wdrożenia zarządzania terminologią

Przyjazne spojrzenie na zarządzanie terminologią jest takie: to wspólny język dla całej Twojej organizacji. I jak każdy wspólny język, potrzebuje struktury, procesu i opiekunów. Oto jedyna lista w tym artykule: praktyczny przepływ krok po kroku.

Kroki do zbudowania Twojego systemu terminologicznego:

• Zidentyfikuj kluczowe terminy w treściach produktowych, marketingowych i dokumentacyjnych
• Wyodrębnij potencjalne terminy za pomocą swojego TMS lub narzędzi lingwistycznych
• Ustal preferowane i zabronione terminy z ekspertami dziedzinowymi
• Stwórz ustrukturyzowany glosariusz z metadanymi i definicjami
• Zwaliduj z tłumaczami i weryfikatorami
• Wprowadź terminologię w swoim TMS i przeszkol swoje zespoły

Dzięki temu Twoja organizacja rozwija jasną tożsamość językową, która pozostaje spójna w różnych językach, zespołach i typach treści.

Zaawansowane zastosowania zarządzania terminologią

Terminologia znajduje się w centrum wielu wyspecjalizowanych procesów roboczych.

Dokumentacja techniczna. Inżynierowie często używają precyzyjnego słownictwa, które musi być zachowane w instrukcjach, przewodnikach i etykietach produktów.

Zespoły marketingowe. Kampanie, slogany, nazwy funkcji i opisy produktów muszą być spójne na wszystkich rynkach. Terminologia pomaga marketerom działać szybciej, eliminując zgadywanie i utrzymując spójność globalnego przekazu.

Strategowie treści. Terminologia stanowi faktyczną podstawę opowiadania historii. Kiedy kluczowe terminy są spójne, stratedzy mogą dostosować ton do każdej grupy odbiorców, nie tracąc znaczenia ani nie osłabiając marki.

Zespoły produktowe. Nazwy funkcji, komponenty systemów, uwagi do wydania i procesy wdrożeniowe muszą zawierać spójną terminologię. Wspólny glosariusz skraca czas wprowadzenia produktu na rynek i zmniejsza tarcia między zespołami inżynierów, UX i lokalizacji.

Komunikacja wewnętrzna i HR. Aktualizacje polityk, materiały szkoleniowe, wyjaśnienia świadczeń i inicjatywy kulturowe – wszystko to opiera się na jasnej, spójnej terminologii. Kiedy wszyscy używają tego samego słownictwa, globalna komunikacja staje się płynniejsza i bardziej inkluzywna.

Tworzenie treści UX i lokalizacja interfejsu użytkownika. Etykiety przycisków, elementy menu i nazwy komponentów muszą być spójne we wszystkich interfejsach produktu.

Treści prawne i medyczne. Terminy regulacyjne muszą być dokładne, zatwierdzone i jednoznaczne w każdym tłumaczeniu.

Duże ekosystemy produktów. Kiedy firma utrzymuje wiele produktów, terminologia zapewnia, że wspólne funkcje lub komponenty są opisywane w ten sam sposób wszędzie.

We wszystkich tych przypadkach solidny system terminologiczny zmniejsza ryzyko, przyspiesza tłumaczenie i buduje zaufanie.

Jak TextUnited wdraża zarządzanie terminologią

TextUnited głęboko integruje terminologię z doświadczeniem tłumacza i recenzenta.

W edytorze tłumacze widzą preferowane terminy wyróżnione, a terminy zabronione oznaczone flagą. Definicje, przykłady użycia i notatki są natychmiast dostępne.

Sprawdzenia wspomagane sztuczną inteligencją zapewniają spójność terminologiczną w wyniku końcowym. Jeśli tłumacz użyje niewłaściwego terminu, system automatycznie wyświetli ostrzeżenie.

Automatyzacja i konektory umożliwiają przepływ terminologii między zespołami. Niezależnie od tego, czy pracujesz w Confluence, Figma, repozytoriach kodu czy bazach danych produktów, API i integracje TextUnited zapewniają spójność terminologii wszędzie.

To wpisuje się w szersze podejście TextUnited: nadzorowane tłumaczenie AI, scentralizowana pamięć tłumaczeniowa i przetwarzanie plików z zachowaniem formatowania; wszystko to chronione przez zabezpieczenia klasy korporacyjnej.

Najlepsze praktyki dla organizacji rozpoczynających zarządzanie terminologią

Jeśli Twoja organizacja rozpoczyna swoją przygodę z terminologią, oto praktyczne zasady.

W razie potrzeby dziel słowniki. Nie przytłaczaj zespołów jednym gigantycznym słownikiem. Twórz słowniki specyficzne dla danej dziedziny, ale łącz je w ramach centralnego systemu.

Znajdź równowagę między potrzebami globalnymi a lokalnymi. Niektóre terminy powinny być scentralizowane (nazwy funkcji produktu), podczas gdy inne muszą dostosowywać się do lokalnej kultury lub oczekiwań użytkowników.

Szkol zespoły wcześnie. Inżynierowie, pisarze i tłumacze powinni rozumieć, dlaczego terminologia ma znaczenie. Adaptacja przebiega szybciej, gdy ludzie widzą praktyczną wartość.

Kiedy wszyscy posługują się tym samym słownictwem, globalne treści stają się jaśniejsze, szybsze, tańsze i bardziej wiarygodne.

Wnioski: Dlaczego terminologia jest podstawą wysokiej jakości globalnych treści

Zarządzanie terminologią może wydawać się dyscypliną językową, ale tak naprawdę jest to dyscyplina kulturowa. Kształtuje sposób myślenia zespołów, sposób komunikowania się produktów i to, jak użytkownicy czują się, wchodząc w interakcje z Twoją marką.

Kiedy terminologia jest zorganizowana, udostępniana i egzekwowana, Twoje globalne treści wydają się zunifikowane nawet w dziesiątkach języków. Wszystko dzieje się w jednym narzędziu, a Twoje tłumaczenia stają się szybsze i bardziej dokładne. Twoi recenzenci spędzają mniej czasu na poprawianiu niespójności. Twoi klienci doświadczają spójnej historii.

TextUnited sprawia, że cały proces jest praktyczny i dostępny dla wszystkich członków Twojego zespołu. Możesz przeciągnąć i upuścić swój plik, sprawdzić, jak działa egzekwowanie terminologii i zobaczyć, ile klarowności zyskują Twoje zespoły.